Lean Office

Lean Office ist eine Unterkategorie der Systematik Lean und bezieht sich speziell auf den Bürobereich. Im Allgemeinen ist Lean ein Begriff, der Strategien und Methoden zur Verbesserung in Organisationen zusammenfasst.

Beispiel:
In einem Verwaltungsbüro gibt es immer wieder unklare Strukturen, Verantwortlichkeiten und Zielsetzungen. Gleichzeitig gibt es auch Kommunikationsprobleme zwischen den Bereichen. Der Leiter beschließt Lean einzuführen, um damit Transparenz und Struktur in das Unternehmen zu bringen.
Als Erstes wird ein Prozessmapping durchgeführt, mit dem alle aktuellen Prozesse festgehalten werden. Dadurch können später Kapazitäten reguliert, neue Abläufe erstellt und ganze Bereiche angepasst werden.
Danach werden alle notwendigen Kennzahlen und Verantwortlichkeiten aufbereitet, in einen regelmäßigen Aktualisierungsprozess integriert und für alle transparent gemacht.
Zum Schluss werden die Kommunikationsprobleme analysiert. Dabei wird festgestellt, dass viele Aufgaben nur wenige Vorgaben bzw. Standards besitzen. Diese werden dann mit der ABA-Informationsstruktur, dem OPL- und dem SIPOC-System standardisiert und priorisiert.

Vorteile:
– trägt zur offenen Fehlerkultur bei
– positive Anbindung der MitarbeiterInnen und Führungskräfte
– ganzheitliche Verbesserungssystematik für alle Bürobereiche

Nachteile:
– führt zwangsweise zu einer Gewohnheitsänderung (Change Management), die, je nach Unternehmensgröße, bis zu 5 Jahre dauern kann
– veränderungswillige Führungskräfte/Leitungen sind Voraussetzung

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